Dauerschuldverhältnisse – ein vermeintlich banales Thema mit großem (Krisen-)Potenzial

Was ist ein Dauerschuldverhältnis?

Der Begriff „Dauerschuldverhältnis“ ist im allgemeinen Sprachgebrauch eines Geschäftsbetriebs selten anzutreffen. Hier spricht man eher von Fixkosten und meint im Grunde ganz ähnliche Sachverhalte:  Leistungen, die in wiederkehrenden Abständen über einen längeren Zeitraum geschuldet werden. Dabei wird der Umfang in der Regel nur einmal vertraglich vereinbart. Bekannte Vertreter dieser Kategorie sind beispielsweise Mieten und Pachten, Finanzierungs- und Leasingraten, Telefontarife, Energieabschläge und Versicherungsprämien. Da die Leistungen laufend oder in regelmäßigen Abständen stattfinden – meistens sogar monatlich – wird als Zahlungsweise oftmals der Einzug per Lastschriftmandat gewählt.

Die schleichende Gefahr im Hintergrund: Ansammlung unnötiger Kostenpositionen

Sie ahnen oder kennen es: Über die Jahre sammeln sich so manche Dauerschuldverhältnisse an. Die Firma wächst und es steigen die Anforderungen an die Infrastruktur und gesetzliche Auflagen des Unternehmens. Regelmäßig kommt es so im Laufe der Zeit zu einer nachhaltigen Vermehrung der Dauerschuldverhältnisse. Möglicherweise werden für die Mitarbeiter im Vertrieb neue Diensthandys fällig oder für die neu angeschaffte Maschine gibt es das Full-Service-Wartungspaket nun zum Sonderpreis, also wird es kurzerhand hinzugebucht. Vielleicht sollen aber auch die Sanitärräume im Bürogebäude neu ausgestattet werden und weil der Entscheidungsträger gute Kontakte zum Vertrieb eines renommierten Anbieters für Waschraumhygiene hegt, vereinbart man ein vermeintlich günstiges Angebot.  Die Spender für Papierrollen, Seife etc. werden sogar gratis gestellt und installiert. Die Firma verpflichtet sich lediglich, in den nächsten drei Jahren alle Waschraum-Artikel mit Mindestabnahmemenge bei diesem Anbieter zu kaufen. Rahmenverträge mit wichtigen Rohteilelieferanten sichern – abgeschlossen vor dem Hintergrund längerfristiger Wachstumserfahrungen – bessere Stückpreise.

Die AMBG-Checkliste: Empfehlungen für mehr Transparenz und Objektivität im Dauerschuld-Dschungel

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ihre Firma ist auf Expansionskurs. Die Umsätze steigen, die Bedürfnisse und Anforderungen aus den verschiedenen Abteilungen wachsen. Im gleichen Atemzug meistens auch die Fixkosten. Die Raten der Dauerschuldverhältnisse werden, wie bereits erwähnt, in der Regel per Lastschrift eingezogen. Das ist bequem – vor allem für Ihren Vertragspartner.

Bitte verinnerlichen Sie die Empfehlungen aus der nachfolgenden Checkliste. Bei Nichtbeachtung der Punkte können Ihnen als verantwortlichem Entscheider bzw. dem Unternehmen früher oder später die potenziellen Risiken zum Verhängnis werden:

1. Behalten Sie in jedem Fall bewusst die Steuerung in Ihren Händen. Der automatische Zahlungseinzug birgt oftmals das Risiko, den Überblick über die Höhe und Fälligkeit der Raten zu verlieren, von der Kontrolle über den Auszahlungszeitpunkt ganz zu schweigen. Für Ihr Liquiditätscontrolling im täglichen Geschäft sind diese Parameter allerdings relevant. Besonders die Buchhaltung sollte mit den Fälligkeiten von Dauerschuldverhältnissen im Detail vertraut sein und eine Übersicht über alle Zahlungen im Jahr haben. Ein positiver Nebeneffekt: Sie vermeiden unnötige Mahngebühren oder Säumniszuschläge. Dies betrifft zum Beispiel die Zahlung von Steuerverbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt oder Versicherungsbeiträge.
2. Verfügen Sie bereits über ein aktives Vertragsmanagement? Wenn nicht, sollten Sie diesem Punkt besondere Beachtung schenken mit Fokus auf Kündigungs- und Auslauffristen von Dauerschuldverhältnissen. Empfehlenswert ist in der Basislösung die Erstellung einer Übersicht über die bestehenden Vertragsverhältnisse, inkl. Leistungsumfang, Laufzeit, Kosten, Zahlungstermine und Kündigungsbedingungen. Die Optionen für die Kündigung eines bestehenden Vertrages bzw. die Möglichkeiten für eine Prolongation sind vielfältig: In der Regel kann mit Einhaltung der vertraglich geregelten Kündigungsfrist gekündigt werden. Bei einer vorzeitigen Kündigung, beispielsweise wegen Nicht-Erbringung der Leistung, kann die Kündigung meist erst nach mehrmaliger Abmahnung erfolgen. In diesem Fall ist ein aktiv geführtes Wiedervorlagensystem sehr hilfreich. Umgekehrt kann der Vertrag auch auslaufen oder sich automatisch verlängern, sollte Ihre Kündigung nicht zum vereinbarten Stichtag eingegangen sein. Im Zeitalter der teilweise ausschließlichen Portal-Verwaltung vieler IT-Dienstleistungen ein häufig ungewollter Verlängerungs- oder Rechtsstreitgrund.
3. Vergleichen Sie immer mehrere Angebote. In vielen, vermeintlich günstigen Tarifen und Abonnements sind Zusatzkosten verborgen, die man nur durch sorgfältige Prüfung entdeckt. Als Beispiel wäre hier der zuvor erwähnte Papierrollen-Anbieter zu nennen. Die Spender sind zwar kostenfrei, dafür die künftigen Bestellungen vergleichsweise teuer. Würde man nur einmal eine liquiditätsintensivere Investition machen, wäre dies ggf. wirtschaftlich vorzüglicher. Aber wie der Name „Dauerschuldverhältnis“ schon sagt, „verbrennt“ man das Geld nun dauerhaft.
4. Ermitteln Sie Ihren gegenwärtigen und zukünftigen Bedarf und den Nutzungsgrad objektiv. Die Höhe der zu leistenden Zahlungen kann sich schnell vervielfachen, wenn zum Beispiel „günstige“, aber nicht wirklich benötigte Upgrades sorglos auf Mitarbeiterebene bestellt bzw. gebucht werden. Die folgende Gedankenkette eines Mitarbeiters ist menschlich nachvollziehbar, jedoch für die Firma nicht sinnvoll: Wenn ich schon die Basisversion nutze und nur mit kleiner Zusatzgebühr das „Premium-Paket mit den Vorteilen sowieso“ erhalten kann, dann „spare“ ich ja Kosten. Gründlich geprüft werden sollte im Vorfeld, ob das Upgrade auch in vollem Umfang genutzt wird. Auf 1, 2 oder 3 Jahre hochgerechnet, kann die einzeln betrachtete, geringe Zusatzgebühr eine stattliche Summe an Zusatzkosten ergeben, die ggf. nicht amortisiert werden.
5. Prüfen Sie kritisch die Anzahl Ihrer Vertragspartner. In der Praxis kommt es häufig vor, dass Verträge für ähnlich gelagerte Leistungen mit unterschiedlichen Dienstleistern abgeschlossen werden. Die Gründe: Risikostreuung oder die Hoffnung auf Kosteneinsparungen, wenn man die Teilleistungen günstiger bei den einzelnen Anbietern einkauft als eine teurere Gesamtlösung zu wählen. Am Ende kann das Management dieser Einzellösungen allerdings teuer werden. Nämlich genau dann, wenn die Organisation der Schnittstellen zeitaufwendig ist oder wird. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise Veränderungen an der Struktur notwendig werden. Am deutlichsten zeigt sich dieser Aspekt im Bereich IT/ Software-Lizenzen.

Die Relevanz von Dauerschuldverhältnissen bei Auftreten von Liquiditätsengpässen

Solange Ihr Unternehmen mit ausreichend viel Kapital und vor allem Liquidität ausgestattet ist, mögen die fünf genannten Punkte weniger ins Gewicht fallen. Die fristgerechte Zahlung von Dauerschuldverhältnissen wird aber auch dann geschuldet und vom Vertragspartner erwartet, wenn das Unternehmen in die Krise gerät. In einer Phase von anhaltenden Zahlungsschwierigkeiten ist jeder nicht notwendige EURO an Kosten zu viel. Um in diesem Fall schnell reagieren zu können, sollten Sie sich den größtmöglichen Spielraum an Flexibilität erhalten und schaffen – dies ist meist am unflexibelsten im normalen Geschäftsgang anpassbar bei Verbindlichkeiten gegenüber Leasing- und Darlehensgebern.

Langfristige Dauerschuldverträge und größtmögliche Flexibilität: Wie können beide Faktoren aufeinander abgestimmt werden?

Welche Handlungsmöglichkeiten Sie in diesem Fall haben und welche Fallstricke Sie beachten sollten, lesen Sie in Kürze in einem Folgebeitrag im AMBG-Blog.